定時で帰りたいと言う割に毎日当たり前のように残業する人いますよね。なぜ残業しなければならないのか今回は残業する人の要因を挙げてみました。
- 仕事の優先順位がない
- 無駄な仕事をする
- 緊急性がない連絡に電話を使用する
- 不必要な会議や打ち合わせを行う、参加する
- アポイントなしの来客者と面会する
上記の対処方法はその逆を行えばいいですね。以下は具体的な事例を含めてお伝えします。
- 仕事の優先順位がない→優先順位をつけて業務を遂行する
仕事のできない人は、優先順位や重要度を考えずに場当たり的に仕事をします。重要度、業務を遂行するための必要な時間、期限の厳守を考えないので、重要な仕事を忘れてしまったり、期限ギリギリで行うため、本来の能力が発揮できず、結果が出ないことが多いのではないでしょうか。
対処法：OutlookでTODOリストを作成し、期限管理と重要度を明確にして、業務を遂行することで時間を
有効に使用できます。 - 無駄な仕事をする→無駄な仕事はしない
例えば営業の仕事をしている人が、お客様へ納品するために運送する人がいます。メーカー営業の本来の仕事は自社の製品をお客様の問題解決のために、既存顧客に新しい製品のプロモーションをして、受注活動をしたり、新規顧客を獲得することです。このような営業マンのように本来しなくていい無駄な仕事をします。
対処法：無駄な仕事をしていないか自分の仕事の棚卸しをしてみてはいかがでしょうか。 - 緊急性がない連絡に電話を使用する→メールで済ませる
なんでもかんでも電話する人がいますが、かけられた方は迷惑なことが多いですね。私はこのような人には携帯電話のショートメールで「今電話に出られないので緊急性がなければメールでお願いします」と返して、電話に出ないようにしています。頻繁に電話をかけてくる人に限って、大した内容ではない電話が多いことがわかっています。私の経験上、電話の多い人は仕事のできない人と断言できます。
対処法：意図的に電話に出ず、ショートメールで「今電話に出られないので緊急性がなければメールでお願い
します」と連絡しましょう。 - 不必要な会議や打ち合わせを行う、参加する→参加しない
やたらに会議をしたがる上司や打合せをしたがる仕事仲間や同僚がいますが、私は会議中でも定時になったら強制的に帰ります。また会議や打ち合わせの内容を聞いて、不必要と判断したら事前に参加しないことを伝えました。私の経験上、会議はほとんど無駄な時間と言っていいでしょう。実際に参加しないので後で議事録だけ送ってもらい、中身を見て、その場にいなくてよかったと思うことがほとんどでした。
対処法：具体的に会議の内容とそのゴール（決め事）を聞き、不必要と判断できれば参加しないように
しましょう。 - アポイントなしの来客者と面会する→面会しない
相手のことを考えずに、近くまで来ましたのでお伺いしましたと、事前に連絡がない状態で来社される人や、いきなり遠方から「資料の請求がありましたのでお持ちしました」と言って突然来社する人がいます。私はキッパリと「予定がありますので会いません。事前にアポイントを取ってください。」と言ってお帰りいただきます。
目的のない来客は9割以上仕事とは関係ない話です。私が顧客にプロモーションを行わなければならない時は、事前に了解をいただいた上で、できる限りZoomやマイクロソフトのTeamsを使って打ち合わせします。訪問するための出張や移動時間を削減できます。
対処法：アポイントなしの来客者は「心を鬼？」にして面会をお断りしましょう。
上記1〜5までの項目に当てはまる人は仕事のできない人の共通事項ですね。つまり、関わると自分の時間が奪われますので、関わらないようにしたほうがいいと思います。上記は私が活用してきたことで、ここ数年残業をしたことがありませんし、しっかり年間20日の有給を取得しています。自分の時間は大切です。自分の時間を仕事のできない人に奪われないように、自分の人生を家族との団欒や自分の趣味に有効に活用していただきたいですね。読者の方々のご参考にしていただければ幸いです。
ご一読いただき、ありがとうございました。
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